L’ISC Paris recrute un/une Facility Manager pour son campus de Paris :
A titre principal, vous assurer la gestion des bâtiments de l’ISC PARIS et des services structurels à l’activité de l’école en améliorant la gestion durable/responsable des campus et ses politiques de mobilité.
Vous veillez au respect des normes en matière de sécurité, d’hygiène, d’environnement, à l’entretien, à la coordination, à la mise à disposition des locaux pour les différentes populations de l’ISC et à la maîtrise des coûts, le tout en adéquation avec les besoins de l’activité.

Gestion des infrastructures physiques

• Veiller à l’entretien, et à la maintenance technique constante des bâtiments et installations (vidéoprojecteurs, électricité, plomberie, climatisation…) notamment en assurant le suivi de l’hygiène et la sécurité des bâtiments via nos prestataires ou équipe en interne.
• Spécifier les besoins du service pour optimiser les processus et maximiser la disponibilité et le bon fonctionnement des infrastructures.
• Élaborer les procédures et fiches techniques.
• Assurer le suivi des chantiers avec les interlocuteurs extérieurs.
• Proposer et mettre en œuvre toutes mesures correctives aux fins de respecter les obligations légales, règlementaires et contractuelles.
• Elaborer, faire approuver, et appliquer les plans de prévention
• Préparer les commissions de sécurité en respectant la réglementation liée à notre statut d’ERP
• Identifier les évolutions à venir et les opportunités d’évolution des infrastructures en lien avec la Direction des programmes.
• Effectuer une veille règlementaire

Gestion des services aux usagers

• Supervision et coordination de l’accueil téléphonique et physique
• Supervision et coordination des services de nettoyage et de gestion des déchets, le service de sécurité, de courrier et de logistique interne.
• Étudier les besoins et axes d’amélioration pour l’accueil des visiteurs et étudiants en lien avec la Direction de la Communication.
• Garantir une disponibilité maximale des agents d’accueil et de sécurité.
• Gérer les accès aux bâtiments.
• Proposer et mettre en place les travaux d’amélioration nécessaire, de l’élaboration des devis au suivi budgétaire, en identifiant et négociant les meilleures offres de services et fournitures.
• Identifier et assurer la gestion des prestataires : suivre les contrats, leur renouvellement, s’assurer du respect des cahiers des charges des prestataires pilotés, établir des cahiers des charges pour de nouvelles prestations, lancer les appels d’offre, suivre et contrôler les contrats sous traités.
• Gérer les réclamations et demandes des occupants et apporter les solutions aux problèmes rencontrés.
• Superviser les déménagements et aménager les espaces de travail en assurant une fonction support et en communiquant auprès des occupants et de la Direction sur les changements et interventions menés.
• Répondre à une stratégie de réduction des coûts de fonctionnement tout en assurant la meilleure qualité de service possible.
• Etablir les procédures opérationnelles et veiller à leur respect
• Gérer les commandes.
• Planifier et assurer la logistique des évènements internes école (JPO, concours, forums, réunions du personnel…) et externes (remises des diplômes).
• Manager le Coordinateur des services généraux
• Gestion du plan de charge, des congés, ….
• Suivi et entretien d’évaluation
• Soutien, conseil et formation

En cas d’urgence pouvant mettre à risque la continuité des activités, le facility manager doit intervenir pour assurer que la situation soit résolue rapidement et de manière efficace, en gênant le moins possible les activités primaires de l’entreprise.
Il devra régulièrement analyser les résultats de gestion pour évaluer les écarts entre le budget prévisionnel / réel, la qualité des services, identifier les points critiques et sources d’optimisation afin de réduire les gaspillages et trouver des sources d’économies substantielles.